Angebote schneller schreiben: wo die Zeit hingeht

Bei den meisten Betrieben, die wir uns ansehen, ist das Angebot der teuerste Ablauf im Haus — nicht in Euro, sondern in Stunden von Leuten, die eigentlich anderes zu tun hätten.

Der Ablauf sieht fast immer gleich aus: Anfrage kommt herein, jemand sucht Materialpreise zusammen, rechnet, tippt das Angebot in Word, schickt es, notiert sich das Nachfassen — und vergisst es.

Wo die Zeit wirklich hingeht

Nicht beim Schreiben. Das dauert zehn Minuten. Es sind die drei Schritte davor und danach:

Anfrage entschlüsseln. „Wir bräuchten sowas wie letztes Jahr, nur größer.” Was war letztes Jahr? Wer hat das kalkuliert? Was hat es gekostet? Wenn diese Antworten in einem alten Mailverlauf stehen, kostet allein das Suchen eine halbe Stunde.

Preise zusammensuchen. Materialpreise aus der Lieferantenliste, Arbeitszeit aus Erfahrung, Zuschläge nach Gefühl. Jeder im Betrieb rechnet ein bisschen anders — was auffällt, sobald zwei Angebote für dieselbe Leistung unterschiedlich hoch sind.

Nachfassen. Der Schritt, der am meisten Umsatz kostet und am zuverlässigsten liegen bleibt. Ein Angebot ohne Nachfassen ist ein halbes Angebot.

Was sich davon abbilden lässt

• Die Anfrage strukturiert erfassen. Aus Mail, Telefonnotiz oder Formular werden Menge, Maße, Termin, Besonderheiten — und die Vorgeschichte des Kunden liegt daneben.
• Kalkulation mit Ihren Regeln. Nicht mit Branchendurchschnitten. Ihre Materialaufschläge, Ihre Stundensätze, Ihre Mindestmengen. Wer bisher „nach Gefühl” gerechnet hat, bekommt hier zum ersten Mal eine schriftliche Regel — das allein ist oft der größere Gewinn.
• Das Angebot vorbereiten. Fertig formuliert, mit Ihren Textbausteinen, in Ihrem Layout. Sie lesen es und schicken es ab.
• Nachfassen, ohne dass jemand daran denkt. Nach sieben Tagen eine Erinnerung an Sie oder ein vorbereiteter Zweizeiler an den Kunden. Nicht automatisch abgeschickt — vorbereitet.

Der Einwand, der immer kommt

„Unsere Angebote sind zu individuell für so etwas.”

Fast immer stimmt das für einen Teil und nicht für den Rest. In den meisten Betrieben machen wenige wiederkehrende Fälle den Großteil der Angebote aus, und die Sonderfälle bleiben Handarbeit. Genau so bauen wir es auch: Der einfache Fall läuft, der schwierige landet auf Ihrem Tisch — mit allen Zahlen schon zusammengetragen.

Was das bringt

Zwei Dinge, und das zweite ist meist das wertvollere.

Erstens: Angebote gehen am selben Tag raus statt nächste Woche. Wer zuerst antwortet, bekommt öfter den Auftrag — das gilt im Handwerk noch stärker als anderswo.

Zweitens: Sie sehen zum ersten Mal, wie Sie eigentlich kalkulieren. Wenn die Regeln aufgeschrieben sind, fällt auf, wo zu knapp gerechnet wurde. Betriebe, die diesen Schritt gemacht haben, verdienen danach oft mehr — nicht wegen der Automatisierung, sondern weil sie ihre eigenen Preise verstanden haben.