Lösung

Belege und Buchhaltung automatisieren

Eingangsrechnungen werden gelesen, geprüft, verbucht und dem richtigen Lieferanten zugeordnet – ohne dass jemand abtippt.

Erstgespräch vereinbaren Was das kostet
Die Ausgangslage

Kommt Ihnen das bekannt vor?

  • Rechnungen kommen als PDF im Mail, als Foto vom Handy und als Papier – und landen alle im selben Stapel.
  • Jemand tippt Betrag, Datum, Lieferant und Steuersatz von Hand in die Buchhaltung.
  • Am Monatsende fehlen Belege, und niemand weiß, welche Rechnung schon bezahlt ist.
  • Der Steuerberater fragt nach, es kostet wieder einen halben Tag.
  • Skonto verfällt, weil eine Rechnung im Postfach untergegangen ist.

Wenn Sie sich in drei oder mehr dieser Punkte wiedererkennen, ist das meist ein Fall, der sich rechnet.

Was wir bauen

So sieht die Lösung aus.

Belege einsammeln, egal woher

Postfach, geteiltes Firmenpostfach, Fotos, Scan-Ordner in der Cloud. Alles landet automatisch im selben Eingang – ohne dass jemand etwas weiterleiten muss.

Auslesen statt abtippen

Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Netto, Steuer, Brutto und Zahlungsziel werden aus dem PDF erkannt. Auch aus schlecht fotografierten Belegen.

Prüfen, bevor gebucht wird

Ist das eine Dublette? Passt die UID? Stimmt der Steuersatz zum Lieferanten? Weicht der Betrag stark von früheren Rechnungen desselben Lieferanten ab? Auffälligkeiten werden markiert statt still verbucht.

Sauber verbuchen

Der Beleg wird mit Konto, Kostenstelle und Tags in der Buchhaltung angelegt und mit der passenden Banktransaktion abgeglichen. Offene Posten bleiben offen und sichtbar.

Nachfragen statt raten

Wo die Automatik unsicher ist, stellt sie eine konkrete Rückfrage – per Mail oder Chat – und wartet auf die Antwort. Nichts wird geraten.

Vorgehen

In vier Schritten zum Echtbetrieb.

  1. Bestand ansehen

    Wir schauen uns einen echten Monat an: welche Belege kommen wie herein, wo entsteht die Handarbeit, was kostet sie an Zeit.

  2. Regeln festlegen

    Welche Lieferanten sind Standard, was darf automatisch durchlaufen, ab welchem Betrag will jemand draufschauen. Das entscheiden Sie, nicht die Software.

  3. Anbinden und testen

    Wir verbinden Postfach, Ablage und Buchhaltung und lassen den Ablauf zuerst im Trockenlauf mit echten Belegen mitlaufen – ohne zu buchen.

  4. Scharf schalten

    Erst wenn die Trefferquote passt, geht es live. Mit Protokoll je Beleg, damit jederzeit nachvollziehbar ist, was warum passiert ist.

Was Sie bekommen

Am Ende in Ihrer Hand.

  • Automatischer Belegeingang aus Mail, Cloud-Ablage und Foto
  • Erkennung und Prüfung inklusive Dublettencheck
  • Verbuchung in Ihrer Buchhaltung mit Konto, Tags und Zahlungsziel
  • Abgleich mit Banktransaktionen und Liste der offenen Posten
  • Wochenreport per Mail: was lief durch, was braucht Ihre Entscheidung
  • Vollständiges Protokoll je Beleg für Steuerberatung und Prüfung

Typische Anbindungen

  • sevDesk
  • Microsoft 365 / Outlook
  • Gmail
  • OneDrive und SharePoint
  • Bankkonto-Umsätze
  • DATEV-Export über die Buchhaltung

Ihr System ist nicht dabei? Das ist der Normalfall und selten ein Hindernis. Wir prüfen die Machbarkeit im Check, bevor irgendetwas versprochen wird.

Beispiele aus der Praxis

Wie das in Ihrer Branche aussieht.

Handwerk & Produktion

Betriebe, die etwas herstellen oder montieren – und deren Büro der Baustelle hinterherlief.

Vorher und nachher

Handel & E-Commerce

Betriebe mit vielen Artikeln, wechselnden Lieferantenpreisen und einem Shop, dessen Pflege nie fertig wird.

Vorher und nachher

Kanzleien & Dienstleister

Betriebe, bei denen der Posteingang das Tagesgeschäft bestimmt und Fristen keine Toleranz kennen.

Vorher und nachher
Weitere Lösungen

Das hängt oft zusammen.

Posteingang & Dokumente

Jede Mail wird gelesen, einsortiert, beantwortet oder an die richtige Person weitergegeben – und die Anhänge landen dort, wo sie hingehören.

Ansehen

Angebote & Aufträge

Anfragen werden erfasst, kalkuliert und als fertiges Angebot vorbereitet. Nach der Zusage läuft die Auftragsabwicklung von selbst weiter.

Ansehen

Produktdaten & Shop

Artikel, Preise, Bilder und Texte kommen vom Lieferanten und landen gepflegt im Shop – inklusive Beschreibungstexten und SEO.

Ansehen

Reden wir über Belege & Buchhaltung.

Eine halbe Stunde genügt, um einzuschätzen, ob sich das bei Ihnen rechnet. Wenn nicht, sagen wir Ihnen das auch.

Erstgespräch vereinbaren +43 720 90 6 999